1. Parties et objet
Le présent accord est conclu entre le client professionnel abonné au service OptymaPro SCAN (le « Client »), responsable de traitement, et Nicolas Brai EI, exerçant sous le nom OptymaPro, 806, avenue des Plans, 06270 Villeneuve-Loubet, SIRET 104 702 634 00015 (« OptymaPro »), sous-traitant. Il définit les conditions dans lesquelles OptymaPro traite, pour le compte du Client, les données personnelles déposées dans le service, notamment les vidéos des logements des clients du Client.
2. Description du traitement
| Nature des opérations | Hébergement ; réception des vidéos ; extraction d’images ; transcription du son ; analyse automatisée par intelligence artificielle ; production, hébergement et mise à disposition du rapport ; mise à disposition de la page du mode client. |
|---|---|
| Finalité | Permettre au Client de préparer le devis et l’organisation d’un déménagement à partir d’une visite filmée. |
| Personnes concernées | Clients du Client (clients finaux), occupants des logements filmés, personnes apparaissant ou s’exprimant dans les vidéos, utilisateurs du Client. |
| Données | Prénom, nom, adresses des logements, images et vidéos de l’intérieur et des accès des logements, voix et propos enregistrés et leur transcription, description des biens, informations figurant dans le rapport. |
| Données sensibles | Aucune n’est traitée intentionnellement. Des éléments peuvent apparaître fortuitement à l’image (documents, objets) : le Client invite les personnes qui filment à les éviter. |
| Durée | La durée de l’abonnement, puis la période de restitution prévue à l’article 9. |
3. Instructions du Client
OptymaPro traite les données uniquement sur instruction documentée du Client, constituée par les conditions générales, le présent accord et l’usage des fonctions du service. Si une instruction lui paraît contraire au RGPD ou au droit applicable, OptymaPro en informe immédiatement le Client. OptymaPro n’utilise pas les données pour ses propres finalités, ne les vend pas et ne les utilise pas pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.
4. Confidentialité
Les personnes autorisées à traiter les données chez OptymaPro sont soumises à une obligation de confidentialité et n’y accèdent que dans la mesure nécessaire (assistance, maintenance, sécurité).
5. Sécurité
OptymaPro met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées prévues à l’article 32 du RGPD, notamment :
- chiffrement des échanges (HTTPS) entre les appareils et le serveur ;
- serveur hébergé en France, accès d’administration restreint, protégé et journalisé ;
- cloisonnement des données de chaque Client ; accès des utilisateurs par code à usage unique envoyé par e-mail ;
- liens du mode client protégés par un jeton aléatoire propre à chaque visite ;
- sauvegardes régulières et procédure de restauration ;
- mises à jour de sécurité et surveillance du serveur.
6. Sous-traitants ultérieurs
Le Client autorise OptymaPro à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants :
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| NR CONSEILS (OMGServ) | Hébergement du serveur | France |
| Anthropic, PBC | Analyse par intelligence artificielle (API) des images et de la transcription ; pas d’utilisation pour l’entraînement | États-Unis — clauses contractuelles types |
OptymaPro informe le Client par e-mail de tout ajout ou remplacement de sous-traitant ultérieur au moins 30 jours à l’avance ; le Client peut s’y opposer pour un motif lié à la protection des données et, à défaut d’accord, résilier son abonnement. OptymaPro impose à ses sous-traitants ultérieurs des obligations de protection des données équivalentes et reste responsable de leur exécution.
7. Transferts hors de l’Union européenne
Le transfert vers Anthropic, PBC est encadré par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et limité aux données nécessaires à l’analyse (images extraites et transcription).
8. Assistance au Client
- Droits des personnes : OptymaPro transmet sans délai au Client toute demande reçue d’une personne concernée et l’aide à y répondre (accès, effacement d’une visite, etc.).
- Violations de données : OptymaPro notifie au Client toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles à sa propre notification.
- Analyse d’impact et autorités : OptymaPro fournit les informations nécessaires à une éventuelle analyse d’impact ou à une consultation de la CNIL.
9. Conservation, restitution et suppression
Les vidéos ne sont gardées que le temps de l’analyse : les fichiers d’origine sont supprimés dès leur conversion, et les vidéos converties au plus tard 48 heures après la production du rapport (30 jours après l’envoi si l’analyse n’a pas pu aboutir). Les images extraites (photos des pièces et des objets), la transcription et les rapports sont conservés pendant la durée de l’abonnement, sauf suppression anticipée par le Client. À la fin de l’abonnement, le Client peut télécharger ses rapports pendant 30 jours ; OptymaPro supprime ensuite les données, sauvegardes comprises dans le cycle normal de rotation, et le confirme sur demande.
10. Documentation et audit
OptymaPro met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord et permet, à la demande écrite du Client et avec un préavis raisonnable, la réalisation d’audits, aux frais du Client, par un auditeur tenu au secret, sans accès aux données des autres clients.
11. Obligations du Client
Le Client garantit disposer d’une base légale pour les traitements confiés (en général l’exécution des mesures précontractuelles demandées par son client), informer les personnes concernées (clients finaux, occupants) de la visite filmée, de sa finalité et de l’intervention d’OptymaPro, et ne déposer que des données nécessaires à la préparation du déménagement.
12. Droit applicable
Le présent accord est régi par le droit français et suit le sort des conditions générales. Contact : contact@optymapro.fr.