Constat photo horodaté et signé, qui protège les deux parties

Un constat photo horodaté, qu’est-ce que ça change ?

Un constat photo horodaté, c’est un état des lieux avec photos des biens que vous allez manipuler, fait avec le client : des photos datées avant de commencer, d’autres à la fin, et sa signature sur votre téléphone. Avec Constat Signé, il se fait dans votre agenda, rattaché à l’intervention, et le client reçoit son exemplaire en PDF par e-mail.

Ce n’est pas un outil de méfiance. La phrase que l’équipe dit au client en résume l’esprit : « On fait le tour de vos meubles ensemble, je prends des photos de l’état, vous signez sur le téléphone, et vous recevez tout par e-mail : ça protège les deux parties. » Le client voit ce qui est photographié, et personne n’a besoin de se souvenir de quoi que ce soit trois jours plus tard.

Comment se passe un constat sur le terrain

1. Vous lancez le constat dans Agenda Terrain : il se rattache à l’intervention et au client concernés.
2. Vous faites le tour des biens avec le client et prenez les photos, cadrées sur les objets. Chacune est horodatée ; tant que le constat est en brouillon, vous pouvez en reprendre ou en supprimer une.
3. Le client signe du doigt sur l’écran. L’heure et la position GPS sont enregistrées au moment de la signature. S’il préfère ne pas signer, c’est son droit : le refus est noté au journal et l’intervention continue.
4. Le PDF part par e-mail, en lecture seule, avec les photos en vignettes et un numéro pris dans une série réservée aux constats.
5. À la fin, vous recommencez : un second constat montre l’état des biens après votre passage.

L’exemple du canapé présenté plus haut est inventé, mais son déroulé est exactement celui du module.

Ce qui rend le constat vérifiable

Une photo datée, tout le monde sait en faire avec son téléphone. La différence se joue après : chaque fichier du constat reçoit une empreinte SHA-256, une sorte de code calculé à partir du fichier lui-même, qui change si la photo change d’un seul pixel. Ces empreintes sont inscrites dans un journal chaîné, où chaque inscription est liée à la précédente.

Le jour où un désaccord survient, une vérification d’intégrité compare les fichiers à leurs empreintes : une photo retouchée ou remplacée après coup se voit. Aucun outil ne rend une preuve incontestable, mais c’est très différent d’un dossier de photos sur un téléphone personnel, qu’on peut trier, recadrer ou perdre.

Ce que vaut une signature tracée sur un téléphone

C’est la question que tout le monde pose, et elle mérite une réponse franche. Le règlement européen eIDAS, qui encadre la signature électronique, prévoit qu’une signature ne peut pas être écartée comme preuve en justice au seul motif qu’elle est électronique, ou qu’elle n’est pas « qualifiée » (règlement eIDAS, article 25). Une signature tracée du doigt n’est pas une signature qualifiée : en cas de litige, le juge apprécie ce qu’elle prouve, avec le reste du dossier (photos horodatées, heure et position de la signature, e-mail de remise).

Deux limites sont à connaître. Un constat établi entre vous et votre client ne remplace pas celui d’un commissaire de justice (l’ancien huissier) : pour un bien de grande valeur ou un litige déjà engagé, c’est vers lui qu’il faut se tourner. Et la clause pour vos CGV comme la fiche de registre fournies avec le module sont marquées « à faire relire » : soumettez-les à votre avocat avant la mise en service, et demandez à votre assureur quelles preuves il attend en cas de sinistre.

RGPD : peu de données, pour une durée fixée d’avance

Les photos peuvent montrer un coin de salon, et la signature, l’heure et la position sont des données personnelles. Le module est pensé pour en garder peu, et pour une durée définie dès le départ :

• des photos cadrées sur les biens (la consigne : ni papiers, ni écrans, ni personnes), que l’on peut reprendre tant que le constat est en brouillon ;
• un PDF complet remis au client, photos comprises : il sait exactement ce qui a été enregistré ;
• une conservation de cinq ans, puis une suppression automatique, notée dans un journal ;
• une fiche prête pour votre registre des traitements, une clause pour vos CGV et la phrase d’information que l’équipe dit au client.

Même une TPE doit inscrire à son registre les traitements qui ne sont pas occasionnels, ce qui est le cas d’un constat fait à chaque intervention (CNIL, le registre des activités de traitement). La fiche fournie vous évite de partir d’une page blanche.

Quels métiers, à quel moment ?

Métier	Premier constat	Second constat
Déménagement, manutention	Au chargement	À la livraison
Garde-meuble	À l’entrée en stock	À la restitution
Location de spa, photobooth ou sono	À l’installation chez le client	À la reprise du matériel
Ménage de fin de bail	À l’arrivée, avant de commencer	À la fin, pièce par pièce
Detailing automobile	À la prise en charge du véhicule	À la remise des clés
Artisan chez un particulier	Avant d’intervenir, autour de la zone de travail	À la fin du chantier

Le module a été conçu pour le constat d’état du mobilier, à l’enlèvement et à la livraison. Pour un spa livré à Mougins, une voiture confiée à Cagnes-sur-Mer ou un appartement rendu à Nice, j’adapte les étapes et le vocabulaire à votre métier lors de la mise en place, et c’est chiffré dans le devis. Pour voir les outils qui vont avec, métier par métier : artisans et services à domicile, location et événementiel.

Dans les Alpes-Maritimes, près d’un logement sur quatre est une résidence secondaire ou un logement occasionnel (24,6 % selon l’INSEE) : le propriétaire n’est pas toujours sur place. Le constat peut alors être signé par la personne qui le représente, un proche, un gardien ou une agence : son nom et son rôle sont notés avec la signature.

Ce qu’il faut pour démarrer

• Agenda Terrain : le constat en est un module. L’intervention y réunit déjà le client, les adresses et les références du devis et de la facture (Facture Carrée) ; le constat vient s’y rattacher.
• Un smartphone par équipe, pour les photos et la signature.
• Une relecture juridique de la clause CGV et de la fiche de registre.
• L’information des clients : la phrase est fournie, l’équipe la dit avant de commencer.

Constat Signé se chiffre avec Agenda Terrain, sur devis, après un échange sur vos interventions : vous recevez un devis détaillé, ligne par ligne et gratuit, avant toute décision. Les prix sont nets (TVA non applicable, art. 293 B du CGI), et l’hébergement comme la maintenance passent par un abonnement sans engagement de durée. Les repères sont sur la page tarifs.

Où en est le module ?

Constat Signé est livré : c’est un module d’Agenda Terrain, l’agenda qui organise les interventions d’AzurMove (manutention et aide au déménagement) et de MySpa06 (location de jacuzzis), deux entreprises locales que j’ai cofondées ou que je pilote au quotidien. Je vous le présente pour ce qu’il est : un module prêt et documenté, pas un logiciel aux milliers d’utilisateurs. Je vous le montre sur des données fictives, puis on regarde ensemble ce qu’il faut adapter à vos interventions.